|
Andra tips och råd
Mörka aldrig
Uppstår problem eller
budgetavvikelser i projektet, ta upp det med
beställaren omgående. På samma sätt ska hela
projektgruppen vara informerad.
Kommunikation
Att se till att alla intressenter är uppdaterade
på vad som händer i projektet är en av
projektledarens allra viktigaste uppgifter.
Informera regelbundet om t ex projektstatus och
förändringar i scope och projektgrupp. Öppen och
tydlig kommunikation till projektgrupp,
beställare och styrgrupp ser till att alla
känner sig delaktiga och inte blir överraskade
vid projektslut.
På vilket sätt ska man kommunicera? Glöm inte
att mötet mellan människor fortfarande är
effektivast, men av praktiska skäl kanske man
måste välja viss kommunikation via e-mail
och/eller telemöten istället.
Regelbundna avstämningar
För att du som projektledare, och dina
projektdeltagare, ska vara uppdaterade om vad
som händer i projektet är det värdefullt att ha
schemalagda regelbundna avstämningar. Beroende
på projekt och fas i projektet kan avstämningen
vara dagligen, veckovis eller månatligen. Ta med
alla projektmedlemmar inklusive någon
representant från beställarsidan. Det är bättre
att ha 30 minuters avstämningsmöte schemalagt än
ad hoc-möten. Se till att mötena blir just
avstämningar och inte arbetsmöten. Behövs
fördjupning inom något område så sätt upp nytt
separat möte för det. Gå bordet runt, om inte
annat så för att få bekräftat från var och en
att det inte finns några problem.
Projektavslut
Glöm inte det viktiga projektavslutet. Detta är
dels en markering att nu är projektet avslutat
och levererat och dels är det tillfället där
alla projektdeltagare har möjlighet att dra
lärdom av projektet så att kommande projekt blir
ännu effektivare.
-
Ha en öppen diskussion och gå igenom vad som
varit bra och vad som kan göras bättre.
- Se dock till att det inte blir
"pajkastning", dvs beskyllningar om det ena
eller det andra, som leder till
försvarsställningar och låsningar i
diskussionen.
- Överväg att låta en oberoende
person leda diskussionen. Detta dels för att
kanske lättare fånga upp synpunkter på
projektledningen, men även för att se på
projektet med fräscha ögon.
- Ha gärna en förberedd lista med
vilka positiva punkter som faktiskt har uppnåtts
i projektet, vilka viktiga mål som uppfyllts, på
tid, inom budget etc. Kan vara bra att lyfta
fram detta eftersom dessa diskussioner ofta
tenderar att få en övervikt mot de problem som
har varit, oavsett hur lyckat projektet har
blivit.
- I ett projekt utdraget i tiden
bör man överväga att göra den här typen av
genomgångar även vid avslut av delprojekt eller
faser.
|