|
Koll på projektet
Hur får jag som projektledare koll på projektet?
Det är framförallt tre saker som ständigt måste
bevakas:
- Projektets framdrift
- Projektets kostnad
- Projektets scope
Projektets framdrift
I det läge som projektet befinner sig i nu
hur mycket tid har åtgått till respektive
aktivitet, hur stor del är detta av aktivitetens
uppskattade totaltid? Ställ detta i förhållande
till en uppskattning av hur stor del av
aktiviteten som är uppfylld.
Hur mycket tid uppskattar projektmedlemmen
nu att det behövs för att slutföra uppgiften?
Be om förklaring till avvikelserna från
projektmedlemmen.
Beroende på projektet och vilket läge man
befinner sig i är den här sortens uppföljning
bra att göra t ex per dag, vecka, månad.
Projektets kostnad
Håll koll på respektive kostnadspost så
tight som stödsystemen gör det möjligt, ibland
ner på agsnivå men oftast per vecka eller
månad.
Om projektet inte är på budget: är det
tidsvinst/förlust i projektet eller är det
kostnad per enhet eller annan kostnadspost som
förändrats? Finns
det timingeffekter, dvs en kostnad kommer
tidigare eller senare än beräknat?
Avsätt en regelbundet återkommande tidpunkt
för uppföljningen. Om du använder
t ex Outlook så schemalägg uppföljningen med
påminnelse.
Gör en ny prognos regelbundet, t ex
en gång per månad.
Projektets scope
Innan projektet startar:
- Förstå scopet,
ha en workshop med projektmedlemmarna så att
alla sidor av projektet kan belysas ordentligt.
- Se till att
scopet är ordentligt satt, överenskommet,
tillsammans med beställaren.
- Dokumentera
scopet i ett scopedokument.
- Tänk på att det kan finnas vissa delar som bör
dokumenteras som out-of-scope, för att det ska
bli tydligt får beställaren och alla
projektmedlemmarna - vad som ingår och inte.
När projektet är igång:
- Se upp för
scope-creep. Tillåt inga ändringar av scopet
utan att göra en ny analys av hur projektet
påverkas inklusive en ny prognos.
- Kommer en
projektmedlem på att en förändring bör/måste
göras som påverkar scopet ta upp det med
beställaren på en gång.
- Dokumentera alla scopeförändringar, och dess
projektpåverkan, i ett dokument tillsammans med
beställaren.
|